Ciclo di Deming

COSA È IL CICLO DI DEMING?

Ideato più di 60 anni fa da W. Edwards Deming, il ciclo di Deming o Plan Do Check Act (PDCA) è un metodo usato per controllare e migliorare la qualità dei processi aziendali.

Fu utilizzato per la prima volta in Giappone, paese noto per la costante ricerca della perfezione in qualsiasi dimensione, in particolare quella della produzione, dove tale metodo fu poi raffinato e trasformato.

Il ciclo di Deming si distingue in 4 fasi:

  • pianificazione (plan);
  • azione (do);
  • controllo (check);
  • correzione/miglioramento (act).
  1. PLAN fase della Pianificazione: senza un’attenta pianificazione non si può procedere all’azione. Per cui la prima fase del ciclo di Deming prevede l’esecuzione di un piano: monitoraggio dei sistemi, individuazione dei problemi e stesura di un piano di intervento per la risoluzione delle criticità;
  2. DO fase dell’Esecuzione: dal piano in forma teorica alla sua applicazione pratica! In questa fase si passa all’esecuzione del piano per il miglioramento continuo elaborato nel corso della prima fase. Nello stesso tempo, si raccolgono i dati elaborati nel corso dell’esecuzione del piano necessari alla fase successiva;
  3. CHECK fase del Controllo: dopo l’esecuzione si passa al controllo dei dati raccolti. Nella terza fase o fase del controllo (check) l’organico deputato al miglioramento continuo dei sistemi di produzione è chiamato ad analizzare accuratamente i dati statistici ricavati nel corso della messa in atto del piano di miglioramento. Sempre in questa fase, si valutano tutte le eventuali correzioni da apportare al piano per integrarlo;
  4. ACT fase dell’Azione: quest’ultima fase prevede l’applicazione del piano, integrato con le eventuali modifiche, al fine di garantire una sempre crescente qualità del processo produttivo aziendale. Al termine del ciclo di Deming, se la produzione raggiunge i miglioramenti prescritti non è detto che il ciclo non possa essere nuovamente applicato alla produzione così da mantenere costante nel tempo la qualità e il miglioramento.

Si tratta di un flusso di azioni ripetute che descrive il processo formativo del learning by doing, “imparare facendo”. L’idea di fondo è imparare attraverso le proprie stesse azioni, il giusto compromesso tra uno studio teorico e l’agire per tentativi.

COME SI APPLICA IN AZIENDA? QUALI SONO I VANTAGGI?

Come è noto l’imprenditore fa parte di una “specie” più vicina alla pratica che alla teoria. É più incline al fare, piuttosto che soffermarsi su teorie.

In un certo senso, c’è già un “ciclo di Deming” che accompagna l’attività imprenditoriale. Allora siamo già a posto cosi? Non c’è da nulla da cambiare?

La vita dell’imprenditore molte volte si confonde con la vita dell’azienda. Non sempre però l’azienda, intesa come organico, come team di collaboratori che vi lavora all’interno, è a conoscenza di ciò che frulla nella testa dell’imprenditore.

Il processo teorizzato da Deming assume valore e importanza nella misura in cui diventa un metodo per sintonizzare e coordinare le azioni di un team.

Dentro una squadra ci possono essere convinzioni e idee differenti. Le diversità individuali si rivelano di grande valore quando si desidera crescere, innovare e sperimentare, per essere un passo avanti agli altri.

Dentro una realtà aziendale organizzata, il processo di innovazione, apprendimento e miglioramento continuo risulta depotenziato quando è gestito in modo istintivo.

Una squadra ha bisogno di un metodo, ha bisogno di capire quali sono le regole del gioco. Quando non è chiaro il progetto generale, diventa più complicato per i componenti della squadra offrire il proprio contributo in modo efficace e pertinente.

La partecipazione e la soddisfazione di raggiungere un obiettivo comune rappresenta una importante gratificazione per la maggior parte delle persone.

Capita di ascoltare imprenditori che lamentano atteggiamenti apatici e indifferenti da parte dei propri collaboratori. Quando ci sono queste situazioni, 9 volte su 10 il problema è rappresentato proprio dallo scarso coinvolgimento della squadra nei processi di miglioramento aziendale.

È POSSIBILE APPLICARE IL CICLO DI DEMING AL CONTROLLO DI GESTIONE?

Il controllo di gestione è declinabile in queste 4 fasi cicliche:

1. Pianificare obiettivi misurabili

Controllare il bilancio è un’azione già presente in qualsiasi azienda. Nella maggior parte dei casi si tratta tuttavia di un processo che analizza pochi basilari elementi.

Mancano spesso le condizioni per effettuare un’analisi approfondita che rappresenti una base di riferimento per esaminare un numero maggiore di attività aziendali.

Riclassificazioneanalisi dei margini, contabilità analitica e analisi della concorrenza sono alcuni dei processi che consentono di definire un numero maggiore di obiettivi, coerenti e credibili.

Definire un traguardo attraverso un processo ragionato e partecipato da tutti gli attori coinvolti, conferisce forza al piano di lavoro che ne deriva.  É più facile trovare la tenacia e la costanza quando, prima di partire, si è fatta una analisi dettagliata.

2. Agire, mettere in pratica il metodo

Individuati e messi nel mirino gli obiettivi, il secondo passaggio prevede la messa in atto del piano. È la parte, per così dire, più consona allo spirito imprenditoriale, e alla cultura del fare che rappresenta il punto di forza delle PMI italiane.

3. Controllare e analizzare gli scostamenti con report facili da leggere

Ho fissato degli obiettivi… ho utilizzato un metodo per raggiungerli, ce l’ho fatta? Ecco la domanda che segna la terza fase, quella del check, del controllo.

Rendere periodica e sistematica la fase di controllo è fondamentale. Il presupposto più importante è rappresentato da una reportistica accorta. È indispensabile che l’imprenditore, almeno trimestralmente, abbia la possibilità di analizzare i numeri, e gli scostamenti in maniera semplice e comprensibile.

Troppo spesso vedo imprenditori arrovellare la loro testa dentro tabulati infiniti che contengono tutto le informazioni possibili e immaginabili. Quando manca la sintesi, tanti dati alla fine non dicono nulla.

4. Perfezionare il metodo

Terminata l’analisi degli scostamenti (obiettivi vs risultati finali), e compreso in quali passaggi vi sono margini di miglioramento, si giunge al momento in cui occorre trovare il modo di migliorare e limitare gli errori in futuro.

É il momento in cui occorre tirar fuori le idee.

In questa fase il lavoro di squadra si rivela potentissimo.  Rispetto ad un problema e all’indicatore (KPI) che lo mette in evidenza, chi concretamente ha condotto le attività detiene una quantità aggiuntiva di informazioni preziosissime.

L’impresa in grado di raccoglierle ed elaborarle viaggia con una marcia in più. L’imprenditore che si illude di far tutto da solo, è destinato a perdere sulla distanza.

Non è indispensabile fare lunghe riunioni per far circolare dati e informazioni. É sufficiente anche usare la posta elettronica, che ha pure il pregio della forma scritta, utilissima per mantenere nel tempo la rotta tracciata in fase di pianificazione.

Poi ci sono i briefing quotidiani, che rappresentano l’essenza della relazione tra persone. La vita in azienda è anche una questione di convivenza. Ci possono anche essere momenti di frizione, ma quando c’è un patto che motiva tutti a remare dalla stessa parte, le divergenze si appianano con maggior facilità.

“Without data you’re just another with an opinion”

                                                              W. Edwards Deming

Difficile da attuare? É una questione di esercizio e disciplina.

Per aiutarci con un esempio mi viene in mente quello che capita agli allievi di Aikido, arte marziale giapponese particolarmente complessa. Per imparare bene le loro mosse, utilizzano un metodo molto efficace chiamato ShuHaRi, che prevede 3 livelli:

  • nello Shu apprendono velocemente teorie, forme e movimenti, che vengono ripetuti costantemente fino ad assorbirli;
  • nella fase Ha, le mosse sono oramai di loro padronanza e per questo possono “personalizzarle”, adattarle alle loro caratteristiche individuali;
  • nella fase Ri, sono divenuti talmente bravi che possono agire istintivamente.

Nel ciclo di Deming capita più o meno la stessa cosa.

  • l’imprenditore comprende metodi, strumenti e processi mettendoli in pratica e ripetendoli diverse volte;
  • quando i metodi sono stati ben compresi e sistematizzati, l’imprenditore ne modifica alcune parti al fine di renderli più idonei alla sua situazione;
  • raggiunta una padronanza ottimale, tanto che il metodo fa parte dello stile di lavoro aziendale, è possibile andare oltre.

Un esempio di ciclo PDCA

Prendiamo come esempio una fabbrica di mobili. La direzione vuole aumentare la produzione di armadi. Viene constatato che tutte le parti dell’armadio sono assemblate in fretta, eccezion fatta per i piedini tondi, i quali necessitano sempre di più tempo. Per velocizzare questa parte del processo dovrebbe essere d’aiuto la ruota di Deming.

Durante la fase di progettazione (Plan) viene riscontrato che il tornio utilizzato per produrre gli oggetti rotondi è soggetto a molti errori. I piedini difettosi devono essere smaltiti con una certa frequenza, il che non solo rallenta la catena di produzione, ma comporta anche inutili spese aggiuntive. Il piano è quindi di acquistare un macchinario più moderno. Invece di sostituire direttamente tutte le macchine in questione, si inizia con una sola per testarne l’efficacia.

Nella seconda fase (Do) si testa il nuovo macchinario. Il lavoro con il nuovo dispositivo viene monitorato per un mese mentre le vecchie macchine continuano a funzionare. In questo modo i responsabili hanno il vantaggio di poter vedere se valga davvero la pena investire nel nuovo macchinario.

In seguito viene appurato che, nonostante l’errore di produzione sia stato arginato, la velocità di produzione non è affatto aumentata. Nella terza fase (Check) viene analizzato questo problema e viene riconosciuto che i dipendenti sono così abituati al vecchio macchinario che hanno ancora difficoltà a utilizzare il nuovo in modo altrettanto efficiente.

Pertanto il piano sarà modificato e pienamente attuato nella fase finale (Act): tutte le macchine verranno ora sostituite e allo stesso tempo i dipendenti riceveranno istruzioni dettagliate sulle nuove attrezzature. In questo modo si accelera notevolmente la produzione di mobili e si riducono al minimo gli scarti. L’azienda accetta ora la nuova velocità di produzione come standard.

Vantaggi e svantaggi del ciclo PDCA

Il ciclo di Deming è uno strumento meraviglioso per introdurre miglioramenti in modo sostenibile e riflessivo. Invece di precipitare e forzare un cambiamento delle procedure abituali, si procede a piccoli passi e sempre sotto stretta osservazione. Una modalità che tuttavia rappresenta anche uno dei grandi svantaggi del metodo PDCA: è infatti necessario investire molto tempo nella pianificazione, poiché la ruota di Deming non fornisce soluzioni rapide ai problemi.

VantaggiSvantaggi
✔ Può essere d’aiuto in tutte le situazioni possibili✘ Una definizione inconcreta può portare a un’applicazione errata
✔ La struttura semplice non necessita di lunghe istruzioni✘ I cambiamenti sono da programmare a lungo termine
✔ Il concetto di ciclo stimola un miglioramento continuo✘ Con il ciclo PDCA si tende principalmente a reagire – raramente si agisce proattivamente
✔ L’approccio iterativo consente il controllo e l’analisi 
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